Program Perusahaan Trucking

29 Agustus 2015

thomas-truck

Pada postingan kali ini saya ingin berbagi mengenai program untuk perusahaan trucking. Perusahaan truking adalah perusahaan yang menyediakan jasa sewa truck untuk pengangkutan komoditas dari satu tempat ke tempat lainnya. Perusahaan ini biasanya berkaitan erat dengan perusahaan logistik dan perusahaan pergudangan/wharehousing.

Diantara kesulitan membuat program untuk perusahaan trucking adalah kesulitan dalam hal :

  1. Mengelola uang jalan sopir dan realisasi biaya sopir
  2. Mengelola data aktifitas sopir
  3. Menyusun laporan biaya per armada
  4. Menyusun laporan laporan rugi/laba per proyek atau per armada
  5. Menyusun laporan komisi sopir

Beberapa tahun lalu saya coba membuat program khusus untuk perusahaan trucking dengan menyediakan fitur-fitur spesial untuk mengatasi masalah-masalah diatas. Istimewanya, program untuk perusahaan trucking dan logistik ini sudah menjadi satu kesatuan dengan program akuntansi, dan masih dapat dikembangkan/ dimodifikasi agar lebih sesuai dengan bisnis proses perusahaan yang akan menggunakannya (menurut pengalaman, setiap perusahaan memiliki permintaan yang berbeda antara satu dengan lainnya ūüôā ¬†).

Modifikasi program Spesial untuk perusahaan Trucking

Modifikasi pertama berupa penambahan beberapa kolom pada transaksi sales order, kolom2 tersebut antara lain :

  1. Driver dan kernet
  2. Tujuan dan asal
  3. Biaya2 perjalanan  :  Uang jalan, uang bongkar, kawalan polisi, uang inap, lift off/lift on, dll. (field-field tambahan bisa disesuaikan)
  4. Penambahan berikutnya berupa penambahan fungsi program untuk mapping antara kolom biaya perjalanan dengan akun perkiraan. Fungsi ini akan memmbentuk jurnal realisasi biaya saat user mengisi informasi realisasi biaya di form transaksi order.

Prosedur pengoperasian program

  1. Pada saat diterima order, bagian admin mengisi data item jasa trucking, no kendaraan, sopir , asal, tujuan, tarif, dan informasi penjualan lainnya. Salah satu copy dari print out diberikan kepada sopir untuk mengambil uang bekal perjalanan.
  2. Bagian kasir menerima copy Sales Order, dan memberikan uang bekal perjalanan kepada sopir. Transaksi dicatat sebagai cash advance sopir ybs.
  3. Ketika sopir kembali, sopir membuat laporan realisasi sopir, dan diberikan kepada bagian admin
  4. Bagian admin mencatat laporan realisasi biaya perjalanan sopir pada transaksi order pada kolom-kolom yang disediakan. Secara otomatis sistem akan menjurnal transaksi realisasi biaya perjalanan sopir. Cash advance sopir akan otomatis berkurang, dan biaya-biaya  akan bertambah.
  5. Bagian AR/ accounting mentransfer data sales order menjadi invoice . Sistem akan otomatis menjurnal dan mempostingnya. Saat itu juga pendapatan dan piutang akan bertambah.

program ini, uang yang diberikan bagian kasir/finance kepada sopir sebagai bekal perjalanan akan dicatat sebagai cash advance sopir, pada saat sopir kembali sopir harus memberikan laporan realisasi biaya perjalanan dan dicatat oleh bagian administrasi. Pada saat realisasi diinput oleh bagian administrasi maka secara otomatis cash advance sopir akan berkurang dan menjadi biaya, transaksi realisasi secara otomatis akan terposting ke jurnal entry, sehingga bagian administrasi tidak perlu melakukan pencatatan ulang di dalam program.

trucking

Beberapa perusahaan yang menggunakan program ini :

  1. Toyota Tsusho Logistic Center
  2. TTLC Nasmoco
  3. Thomas Trans
  4. DMR
  5. Gelang Trans
  6. MKJ
  7. Dll

Untuk mendapat gambaran yang lebih jelas mengenai program yang sudah saya buat ini, silahkan klik link slide berikut ini :   Slide Presentasi : Program khusus perusahaan Trucking dan Logistik

Semoga bermanfaat.

Wassalam,

agusnurli

0812-88-490055 (Agooss)

YM : agusnurli

BBM : 575909AD

Iklan

AutoCount Accounting

23 Agustus 2015

0 brosur-1b

Autocount accounting merupakan sebuah program akuntansi yang sejatinya merupakan program bisnis yang terintegrasi, yang terdiri dari beberapa modul utama diantaranya : inventory, pembelian, penjualan, assembling, hutang, piutang, kas/bank, dan GL.

autocount accounting didevelop menggunakan produk2 tknologi yg uptodate dan unggul, diantaranya :

1. Bahasa pemrograman C#.Net, sehingga sangat ringan diakses melalui jaringan wireless atau internet.

2. Database menggunakan Microsoft SQL. Database engin ini sangat powerfull dan berkapasitas besar.

AutoCount accounting memiliki beberapa keunggulan, salah satu hal yang sangat istimewa diantaranya adalah : Sangat user friendly

 

Beberapa keunggulan AutoCount Accounting 

Mudah Dipelajari

–¬†¬†¬†¬†¬†¬† Software ini didesain secara khusus untuk mempermudah pemakaian oleh siapa saja, sehingga tidak diperlukan keakhlian akuntansi secara khusus untuk mengopersikan AutoCount Accounting, software ini juga bukan merupakan software doube entry.

–¬†¬†¬†¬†¬†¬† Tersedia panduan dalam bahasa Indonesia

–¬†¬†¬†¬†¬†¬† Tersedia help file dalam bahasa inggris dan bahasa Indonesia

–¬†¬†¬†¬†¬†¬† Tersedia tutorial dalam seri video

Pemrosesan Data Secara Real Time, Meningkatkan Efisiensi Waktu
Pada system AutoCount, masing-masing modul terintegrasi dan dioperasikan dengan baik dalam satu system utama. Fitur autoposting secara realtime dapat meminimalisir beban pekerjaan dan meminimalisir human error. Transaksi akan terposting langsung manjadi ledger, dan laporan keuangan akan tergenerate secara otomatis pada saat yang sama.  Tidak perlu melakukan proses/posting  akhir bulan dan akhir tahun untuk melihat laporan keuangan. Untuk menjaga perubahan yang tidak diinginkan, transaksi periode yang sudah selesai dapat  di-lock sehingga hanya user yang memiliki hak saja yang dapat melakukan perubahan data.

Database Tangguh dan Stabil
Dengan dukungan database Microsoft SQL Server, menjadikan AutoCount Accounting sangat stabil dan berkinerja tinggi. Sebagian besar fungsi database telah dioptimalisasi untuk mendapatkan kecepatan terbaik dalam pengolahan data. User dapat membuat transaksi tak terbatas, dan tidak akan pernah diminta untuk mengulangi inputan jika seandainya terjadi mati lampu atau dikarenakan PC yang tiba-tiba mati.

Customize  Lebih Mudah

–¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† AutoCount Accounting telah didesain dengan standar bisnis yang ada, tetapi pada kenyataannya system ini dapat menyesuaikan dengan keinginan perusahaan yang secara khusus. Pada system ini memungkinkan untuk melakukan penambahan field dengan mudah baik pada form data master, form transaksi master, atau pada form transaksi detil dengan tanpa batasan. Tipe data dapat disesuaikan dengan jenis data inputan, bukan hanya berupa free text .

–¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† Support C#.NET dan VB.NET scripting, sehingga dapat menambahkan kode-kode program sebagai tambahan validasi atau tambahan fitur lainnya.

–¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† ¬†Telah disediakan Report Designer untuk melakukan modifikasi report sehingga memungkinkan report dapat dimodifikasi dengan mudah bahkan oleh user itu sendiri, dengan syarat memiliki otorisasi. Report Designer sudah tersedia dalam AutoCount Accounting, sehingga tidak perlu membeli software report desaineer lain secara khusus.

–¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† Support Plug-Ins, sehingga dapat ditambahkan suatu tambahan modul khusus untuk suatu bisnis proses yang khas berupa tambahan menu dalam system AutoCount yang tidak terpisahkan.

Tingkat Keamanan dan Otoritas yang lebih Baik
AutoCount Accounting menyediakan tingkatan keamanan dan otoritas user untuk mengontrol system yang dijalankan secara multi-user. Hal ini untuk menjaga data perusahaan dari akses user yang tidak tidak berhak.

Felexible

–¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† Format penomoran dokumen transaksi tidak terbatas, satu dokumen transaksi bisa banyak nomor urut, bisa disetting default berdasarkan user, free format, bisa reset penomoran setiap bulan .

–¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† Kolom-kolom transaksi bisa disesuaikan dengan user, baik urutan, penamaan, ataupun tampil tidaknya.

–¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† Layout kolom bisa disesuaikan dengan user sehingga data-data rahasia akan tetap terjaga.

 

Backup Data

–¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† Tersedia fitur backup yang akan selalu mengingatkan setiap kali user keluar dai AutoCount, dan tersedia juga menu khusus yang dapat dijalankan secara manual.

–¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† Fasilitas ini akan membackup seluruh data master, data transaksi, setting, dan report, sehingga pada saat melakukan restore data akan sama persis dengan data ketika proses backup dilakukan tanpa harus repot melakukan setting lain.

–¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† Data backup dapat diberikan password, dan dalam¬† format terenkripsi sehingga tidak mudah diakses oleh pihak lain

 

Berbagi Informasi dengan Fitur Notification Message

Fitur ini memungkinkan untuk saling mengirimkan pesan antar sesame user AutoCount sehingga lebih mudah untuk saling berbagi informasi. Fitur ini dapat dikombinasikan dengan fitur scripting agar dapat mengirimkan suatu pesan secara otomatis pada saat user melakukan suatu pekerjaan tertentu.

 

Audit Trail

Fitur ini akan merekam seluruh aktifitas user sehingga akan sangat mempermudah untuk melacak setiap perubahan data yang terjadi dalam system.

 

Migrasi Data Lebih Mudah dan Cepat

Dengan disediakannya fasilitas import data dari template file spreadsheet seperti excel atau open office, memungkinkan pelaksanaan migrasi data dilakukan dengan sangat mudah dan cepat .

Informasi Akurat dan Cepat
Dengan menggunakan AutoCount Accounting, anda dapat mengakses informasi up-to-date dengan segera dan mudah. Ada dapat melakukan drill down dari report atau listing kepada dokumen sumber untuk melacak transaksi yang sudah diinput dan melakukan verifikasi angka yang tampil pada report atau listing. Tersedia juga fitur Instant Info yang dapat diakses pada saat user melakukan input transaksi stock untuk melihat informasi dari suatu produk seperti, price history, ketersediaan stock, status stock, stock aging, dll.

Sumber Referensi yang Baik untuk Pengambilan Keputusan
AutoCount Accounting menyediakan informasi kunci yang dibutuhkan untuk membuat keputusan bisnis.Anda dapat menganalisa dan mengevaluasi kinerja bisnis dengan sebuah alat analisa yang sangat canggih yakni Multi-Dimensional Analysis tool.

 

Berbagi Data Antar Aplikasi Bisnis
And dapat mengekspor laporan atau daftar transaksi kedalam berbagai format data seperti : Microsoft Excel, Word, PDF, HTML dan gambar. Seluruh laporan dapat diemail langsung hanya dengan sekali klik pada sebuah icon di dalam laporan.

 

Filter Data dan Pencarian Lebih Mudah dan Flexible

Pemilihan data yang akan ditampilkan pada laporan lebih mudah dan flesibel dengan adanya fasilitas filter from-to dan fasilitas Multi-Select. Disediakan pula fasilitas advance filter untuk pilihan filter yang lebih lengkap. Fasilitas pencarian data juga dipermudah dengan fitur Google-Like-Search sehingga pada saat pencarian cukup dengan menginput bagian dari suatu data yang akan dicari.

Internet Access ready

Dalam hal memudahkan pengaksesan data maka AutoCount telah mampu diakses via koneksi internet sehingga kapanpun dan dimanapun user dapat melakukan akses kedalam system.

 

——

YM : agusnurli

BBM : 575909AD


10 Kriteria Software Akuntansi yang Bagus (Menurut Saya :) )

18 Februari 2014

Pada zaman modern seperti sekarang ini, sungguh keberadaan software akuntansi merupakan suatu kebutuhan yang sangat mendesak bagi setiap perusahaan yang ingin memenangkan persaingan bisnis. Software akuntansi merupakan salah satu tool yang sangat dibutuhkan guna mengolah data dan menyajikan informasi dengan cepat dan tepat. Pada perkembangannya software akuntansi bukan lagi merupakan software yang berfungsi hanya untuk mencatat transaksi-transaksi akuntansi saja melainkan sudah menjelma menjadi paket software bisnis lengkap mulai dari modul pembelian, penjualan, stock, assembling, manufaktur, hutang, piutang, GL,dll.

Memilih software akuntansi yang cocok untuk diimplementasikan diperusahaan bukanlah merupakan pekerjaan yang mudah, karena ini menyangkut investasi yang nilainya tidak sedikit. Jika kita salah dalam memilih software akuntansi, bukannya akan bernilai sebagai investasi bisa jadi malah akan menjadi beban perusahaan. Oleh karena itu, perlu dipertimbangkan matang-matang sebelum melakukan pembelian dengan memperhatikan beberapa kriteria yang ditentukan sebelumnya.

Pada kesempatan kali ini saya ingin meng-share beberapa kriteria software akuntansi yang bagus, yang layak untuk diimplementasikan di perusahaan sehingga memiliki nilai investasi yang tinggi . Berikut diantaranya : 

1. Memenuhi standar laporan keuangan Indonesia

Laporan keuangan yang dimaksud terutama pada bagian format laporan neraca yang berbeda dibandingkan dengan format negara lain seperti Malaysia atau Singapore yang cenderung mengadopsi format laporan Inggris. Lebih baik jika software akuntansi tersebut bisa flexible memenuhi kedua format tersebut dan dapat dicetak dengan dua bahasa berbeda. Hal ini untuk memenuhi kebutuhan perusahaan yang sipatnya join venture antara pengusaha Indonesia dan pengusaha Asing.

2. Memenuhi kebutuhan transaksi perpajakan terutama PPN dan PPh .

Software yang dapat menghitung PPN, mencetak faktur pajak, memotong PPh tentunya akan sangat membantu staff pajak dalam menerbitkan dokumen atau menyusun laporan pajak.

3. Transaksi dan Laporan memenuhi standar operasional perusahaan.

Sebagai contoh pada sisi pembelian, untuk perusahaan yang masih kecil mungkin hanya akan memerlukan proses pembelian yang dimulai dari Purchase Order ->Purchase Invoice -> Account Payable, dimana proses penerimaan barang akan dilakukan bersamaan dengan proses pencatatan tagihan/ AP. Tetapi untuk perusahaan yang lebih besar tentunya memerlukan tambahan proses yakni untuk penerimaan barang yang pada umumnya dilakukan oleh staff gudang, sehingga flownya menjadi : Purchase Order -> Goods Received Note -> Purchase Invoice -> Account Payable

4. Jaminan support/ layanan purna jual mudah didapat

Hal ini sangat penting karena jika sewaktu-waktu kita membutuhkan bantuan akan sangat mudah didapatkan, dengan kata lain jaminan support ini merupakan jaminan seberapa lama kita akan dapat menggunakan software akuntansi tersebut ūüôā

5. Dikembangkan oleh pengembang terpercaya

Cara mengetahui pengembang yang dipercaya tidak mesti dilihat dari iklannya tetapi bisa dilihat dari track reccord-nya selama ini, sudah berapa lama menjalankan bisnis yang sama atau sudah berapa lama software ini dikembangkan, sudah berapa perusahaan yang menggunakan, sudah berapa user yang memakai, dan pertanyaan-pertanyaan serupa dengan itu.

6. User friendly

User friendlu merupakan kriteria bagi user, semakin user friendly suatu software akuntansi maka user akan semakin nyaman mengoperasikannya. Dengan demikian, diharapkan semoga semakin mudah pula mengimplementasikannya. Sebagai contoh, tampilan dapat disesuaikan berdasarkan user atau grup user.

7. Mudah dipelajari, dan diimplementasikan

Desain sistem yang baik, tutorial/help file yang baik dan lengkap, bila perlu tersedia dalam versi video merupakah penunjang utama untuk mempermudah dalam mempelajari software akuntansi selain dari adanya trainner baik pula.

8. Teknologi yang digunakan merupakan teknologi terkini 

Dengan menggunakan teknologi terkini, setidaknya software tersebut akan dapat dipakai minimal lima tahun kedepan atau bahkan lebih. Selain itu, software akuntansi tersebut akan tetap dapat beradaptasi dengan perkembangan teknologi sistem operasi yang baru.

Teknologi baru biasanya memiliki kemampuan/fitur baru. Sebagai contoh, jika kita menggunakan database engine Microsoft Sql database  atau Oracle database maka kita akan mendapatkan beberapa hal positif, diantaranya :

– Kapasitas lebih besar,

РLebih stabil, database engine lama biasanya jika data sudah besar maka proses akan melambat dan tak jarang crash, hilang data, harus reindex, dll

РPemrosesan data lebih cepat, kenapa ? karena terdapat fitur cache yang dapat dianalogikan sebagai kulkas di dapur kita

9. Mudah Customize/ Flexible

Kebutuhan bisnis yang sering sekali berubah seiring strategi bisnis yang diterapkan perusahaan tidak jarang berdampak pada keharusan software akuntansi mengimbangi perubahan yang ada, maka sangat perlu dipertimbangkan kemampuan software akuntansi tersebut seberapa besar dapat mengakomodasi kebutuhan akan perubahan tersebut.

10. Sesuai dengan budget yang tersedia

Ini tentunya merupakan suatu hal yang sangat penting karena seberapapun cocoknya kalau seandainya budget yang ada tidak mencukupi maka softare akuntansi tersebut tidak bisa dibeli, atau … bersabar menabung budget untuk membelinya ūüôā

Demikian beberapa kriteria yang saya catat disini, jika dirasa ada yang kurang silahkan ditambahkan.

Semoga bermanfaat.

Terima kasih.